Несмотря на то, что использование электронной товарно-транспортной накладной для грузовых перевозок по территории Украины осуществляется на добровольных началах, компании уже сейчас могут переходить к переустройству своих бизнес-процессов под использование е-ТТН.
Во-первых, это ускорит адаптацию компании и не создаст помех для ведения бизнеса, когда электронная ТТН полностью заменит бумажную. Во-вторых, как показывает опыт представителей украинского рынка, е-ТТН уже сейчас существенно экономит финансовые и временные ресурсы компании, хотя для перевозки все еще нужно иметь один экземпляр бумажной ТТН на случай проверки инспектором ДСБТ (Государственной службы по безопасности на транспорте).
Ниже мы подготовили инструкцию о том, какие шаги нужно предпринять и на что обратить внимание, чтобы быть готовой к обязательному использованию е-ТТН.
• Выбор провайдера в ЭДО
Переход на е-ТТН возможен исключительно из-за сотрудничества с провайдером ЭДО. Фактически, провайдер является проводником между государственной инициативой и непосредственно бизнесом.
Выбор провайдера зависит от потребности и запроса вашей компании. Обычно следует проанализировать возможности провайдера на предмет готовности программного решения для закрытия необходимых бизнес-процессов – прямые поставки, внутренние перевозки, кросс-докинг и т.д.
Следует учесть, если компания уже имеет опыт работы с определенным провайдером, например по электронному документообороту, ей будет удобнее наладить сотрудничество и по е-ТТН именно с этим провайдером.
Количество провайдеров в ЭДО, присоединившихся к проекту по внедрению е-ТТН, постоянно растет. С актуальным перечнем можно ознакомиться на сайте е-ТТН.
• Подключение к сервису выбранного провайдера
Воспользоваться сервисом провайдеров можно через web-интерфейс или интеграцию по API. За более подробной информацией о подключении и дальнейшей интеграции следует обратиться к выбранному провайдеру.
Провайдер EDO предоставляет компании-клиенту необходимое программное обеспечение для осуществления электронного документооборота. Его работа направлена на экспертную поддержку на каждом этапе перехода из бумаги на электронный документооборот без остановки бизнеса.
• Настройка бизнес-процессов вместе с провайдером
Вместе с провайдером ЭДО компания настраивает свои бизнес-процессы для использования электронной формы ТТН и имеет возможность протестировать систему, рассмотреть практические кейсы в соответствии со своими конкретными потребностями и проработать собственные ошибки.
Важным моментом для бизнеса является то, что на период тестирования использование е-ТТН полностью бесплатно.
На что обратить внимание при выборе провайдера в ЭДО?
• какие бизнес-процессы необходимо изменить в вашей компании для перехода на е-ТТН (прямые поставки, внутренние перевозки, кросс-докинг и т.п.);
• какой тип доступа к сервисам провайдера ЭДО вам больше подходит (web-интерфейс или интеграция с учетной системой по API);
• может ли провайдер обеспечить вам необходимый функционал (для ускорения проведения бухгалтерских операций, закрытия поставки и получения оплаты за товар/услугу, получения информации о количественных и/или качественных разногласиях при приемке и т.п.);
• каким образом провайдер сможет обеспечить простую и удобную работу для ваших работников (кладовщиков, водителей, бухгалтеров и т.п.).
Внедрение системы е-TTН осуществляется Министерством развития общин, территорий и инфраструктуры при поддержке Министерства цифровой трансформации и USAID / UK Аid проекта "Прозрачность и подотчетность в государственном управлении и услугах/TAPAS" и при участии ОО "Институт аналитики и адвокации", которая на период реализации проекта является администратором системы е-TTН.