Попри те, що наразі використання електронної товарно-транспортної накладної для вантажних перевезень територією України здійснюється на добровільних засадах, компанії вже зараз можуть переходити до перелаштування своїх бізнес-процесів під використання е-ТТН.
По-перше, це прискорить адаптацію компанії та не створить перешкод для ведення бізнесу, коли електронна ТТН повністю замінить паперову. По-друге, як показує досвід представників українського ринку, використання е-ТТН вже зараз істотно економить фінансові та часові ресурси компанії, хоч для перевезення все ще потрібно мати один екземпляр паперової ТТН на випадок перевірки інспектором ДСБТ (Державної служби з безпеки на транспорті).
Нижче ми підготували інструкцію про те, які кроки потрібно здійснити компанії та на що звернути увагу, щоб бути готовою до обов’язкового використання е-ТТН.
• Вибір провайдера ЕДО
Перехід на е-ТТН можливий виключно через співпрацю з провайдером ЕДО. Фактично провайдер є провідником між державною ініціативою і безпосередньо бізнесом.
Вибір провайдера залежить від потреби та запиту вашої компанії. Зазвичай варто проаналізувати можливості провайдера на предмет готовності програмного рішення для закриття необхідних бізнес-процесів — прямі постачання, внутрішні перевезення, крос-докінг тощо.
Слід врахувати, якщо компанія вже має досвід роботи з певним провайдером, наприклад з електронного документообігу, їй буде більш зручно налагодити співпрацю і щодо е-ТТН саме з цим провайдером.
Кількість провайдерів ЕДО, що приєдналися до проєкту з впровадження е-ТТН, постійно зростає. З актуальним переліком можна ознайомитися на сайті е-ТТН.
• Підключення до сервісу обраного провайдера
Користуватися сервісом провайдерів можна через web-інтерфейс або інтеграцію по API. За детальнішою інформацію стосовно підключення та подальшої інтеграції варто звернутися до обраного провайдера.
Провайдер ЕДО надає компанії-клієнту необхідне програмне забезпечення для здійснення електронного документообігу. Його робота направлена на експертну підтримку на кожному етапі переходу з паперу на електронний документообіг без зупинки бізнесу.
• Налаштування бізнес-процесів разом з провайдером
Разом із провайдером ЕДО ваша компанія налаштовує свої бізнес-процеси для використання електронної форми ТТН та має можливість протестувати систему, розглянути практичні кейси відповідно до своїх конкретних потреб та пропрацювати власні помилки.
Важливим моментом для бізнесу є те, що на період тестування використання е-ТТН є повністю безкоштовним.
На що звернути увагу при виборі провайдера ЕДО?
• які бізнес-процеси необхідно змінити у вашій компанії для переходу на е-ТТН (прямі постачання, внутрішні перевезення, крос-докінг тощо);
• який тип доступу до сервісів провайдера ЕДО вам більше підходить (web-інтерфейс або інтеграція з обліковою системою по API);
• чи може провайдер забезпечити для вас необхідний функціонал (для прискорення проведення бухгалтерських операцій, закриття поставки та отримання оплати за товар/послугу, отримання інформації про кількісні і/або якісні розбіжності при прийманні тощо);
• яким чином провайдер зможе забезпечити просту та зручну роботу для ваших працівників (комірників, водіїв, бухгалтерів тощо).
Впровадження системи е-TTН здійснюється Міністерством розвитку громад, територій та інфраструктури за підтримки Міністерства цифрової трансформації та USAID / UK Аid проєкту “Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах/ TAPAS” і за участі ГО “Інститут аналітики та адвокації”, яка на період реалізації проєкту є адміністратором системи е-TTН.